Haushaltsbuch Excel-Vorlage: so führst du eins

Oder gleich ausprobieren: Der kostenlose 50/30/20-Monatsbudget-Rechner und der FIRE-Rechner laufen im Browser (auf Englisch), ohne Anmeldung und ohne Bankverbindung. Es sind Lernwerkzeuge, keine Finanzberatung.

Du kannst die Vorlage selbst anlegen

Für ein Haushaltsbuch brauchst du keine bezahlte Datei. Ein leeres Workbook in Microsoft Excel, Google Sheets oder LibreOffice Calc genügt. Nützlich ist eine schlichte Fassung: eine Stelle für Einnahmen, eine für Ausgaben, eine Planspalte zu Monatsbeginn und eine Ist-Spalte für die tatsächlichen Beträge. Die Datei bleibt auf deinem Rechner oder in einem Ordner, den du schon nutzt, und sie braucht keine Bankanmeldung.

Dieser Ratgeber beschreibt den Aufbau, eine einfache Sparquote und typische Fehler, nach denen ein erstes Haushaltsbuch nach zwei Wochen unbrauchbar wirkt. Wenn du die Formeln und eine Jahresübersicht nicht selbst bauen möchtest, gibt es am Ende eine fertige Mappe. Die Methode selbst ist kostenlos.

Lege fest, was „ein Monat“ ist

Nimm den Kalendermonat oder einen Zyklus ab dem Zahltag, und bleibe dabei. Wenn du die Miete aus einem Zyklus und die Einkäufe aus einem anderen zusammenzählst, wird der Restbetrag unglaubwürdig. Teilen zwei Personen den Haushalt, einigt euch, welche Datei gilt und wann ihr sie gemeinsam anschaut. Ein Buch, das nur eine Person führt, lässt oft die Barausgaben der anderen weg.

Schreibe Jahr und Monat an den Kopf des Blattes. Wähle eine Währung für die ganze Datei — Franken, Euro oder eine andere — und rechne gelegentliche Beträge in einer fremden Währung um, bevor du sie einträgst. Es geht um den Vergleich innerhalb einer Mappe, nicht um ein perfektes Mehrwährungsmodell.

Zuerst die Einnahmen, dann die Ausgaben

Beginne mit dem Geld, das in diesem Monat wirklich ankommt: Lohn nach Steuern und Abzügen, falls das der Betrag auf dem Konto ist, Nebeneinnahmen, Leistungen, regelmäßige Beiträge einer Mitbewohnerin oder eines Partners. Schwankt der Lohn, kannst du in der Planspalte einen vorsichtigen Schätzwert eintragen und den echten Betrag später in der Ist-Spalte. Steuerrückerstattungen und einmalige Geschenke gehören in den Monat, in dem sie ankommen, klar beschriftet, damit sie nicht wie ein neues Normal aussehen.

Die Ausgaben teilst du sinnvoll in zwei Gruppen, weil sie sich anders verhalten:

• Fixkosten — Beträge, die jeden Monat gleich oder fast gleich sind: Miete oder Hypothekarzahlung, Krankenkassenprämie, wenn du sie monatlich zahlst, Telefonabo, ein Pendlerabo. Fällt eine Rechnung jährlich oder vierteljährlich an (Versicherung, einige Stromtarife), setzt du entweder ein Monatsäquivalent hier ein oder führst diese Rechnungen in einem eigenen Rechnungskalender und übernimmst nur die Zahlung dieses Monats ins Haushaltsbuch. Dieselbe Rechnung nicht zweimal zählen.
• Variable Kosten — Beträge, die sich bewegen: Lebensmittel, Haushalt, Verkehr, Restaurant, Geschenke, Kleidung. An diesen Zeilen wirst du am häufigsten drehen.

Digitale Abos können bei den Fixkosten stehen, wenn sie planbar sind, oder in einer eigenen Liste, wenn du Verlängerungen schon getrennt festhältst. Übernimm nur die Monatssumme ins Haushaltsbuch, damit du nicht zwei detaillierte Kataloge derselben Streamingdienste pflegst.

Sparüberweisungen sind kein Aufwand

Wenn du Geld vom Zahlungskonto auf ein Sparkonto verschiebst, gehört es dem Haushalt immer noch. Zählst du die Überweisung zusätzlich als Ausgabe, wirkt der Restbetrag schlechter als er ist, und die Sparquote wird unklar. Sauberer ist eine eigene Gruppe von Zeilen für Sparbeträge und freiwillige Schuldentilgung, unterhalb der Ausgaben, nicht darin.

Zinsen und vorgeschriebene Mindestzahlungen behandelst du meist als Ausgaben. Zusätzliche Tilgung kann bei den Sparüberweisungen stehen, wenn du den Fortschritt so beobachten willst — bleibe von Monat zu Monat konsequent und setze dieselbe Zahlung nicht an zwei Stellen ein.

Ein einfaches Blatt

Ein brauchbares Layout sieht so aus: Spalte A der Kategoriename, Spalte B der Planbetrag, Spalte C der Ist-Betrag, Spalte D die Differenz (Ist minus Plan oder umgekehrt — eine Richtung wählen und beschriften). Du kannst diese Blöcke für alle zwölf Monate auf einem breiten Blatt wiederholen oder jeden Monat auf ein eigenes Tabellenblatt legen. Ein breites Blatt lässt sich über das Jahr leichter scannen.

Reserviere eine Zeile für die Einnahmen insgesamt, eine für die Ausgaben insgesamt, eine für den Rest (Einnahmen minus Ausgaben) und eine für die Sparquote. Eine übliche Formel ist:

• Sparquote = (Einnahmen − Ausgaben) ÷ Einnahmen

Liegen die Einnahmen bei 4.000 und die Ausgaben bei 3.200, ist der Rest 800 und die Sparquote 20%. Die Rechnung ist nur so gut wie die Zeilen darüber. Fehlt Bargeld, oder hast du eine Sparüberweisung als Ausgabe gezählt, führt der Prozentsatz in die Irre. Sind die Einnahmen in einem Monat null, lasse die Quote leer, statt durch null zu teilen. Die Zahlen in diesem Absatz sind nur ein Rechenbeispiel, keine Vorgabe.

Färbe die Zellen, in die du tippst, damit du sie auf einen Blick siehst, und lasse Formelzellen ruhiger. Diagramme brauchst du am ersten Tag nicht: Restbetrag und Plan-gegen-Ist zeigen schon, wohin der Monat gegangen ist.

Zuerst planen, dann Ist-Zahlen nachtragen

Zu Monatsbeginn füllst du nur die Planspalte. Die Ist-Zahlen des Vormonats sind ein Ausgangspunkt, keine Regel. Fällt in diesem Monat eine vierteljährliche Versicherungsprämie an, muss der Plan sie zeigen; ein „typischer“ Monat, der unregelmäßige Rechnungen ignoriert, wirkt immer kaputt, wenn diese Rechnungen eintreffen.

Im Lauf des Monats oder in einer Sitzung am Ende trägst du die Ist-Beträge aus Kontoauszügen, Belegen und einer Bargeldnotiz ein. Du baust keine forensische Prüfung. Du willst nah genug heran, dass der Restbetrag stimmt. Eine Lebensmittelzeile, die den Plan immer überschreitet, ist Information: Der Plan war zu hoffnungsvoll, oder eine Gewohnheit hat sich geändert. Eine Fixkostenzeile, die plötzlich springt, ist ein Anlass, die Rechnung zu prüfen. Die Datei entscheidet nicht, was du streichen sollst. Sie zeigt nur, was du geplant hast und was passiert ist.

Typische Stolpersteine

• Zu viele Kategorien. Zwanzig Unterzeilen für Lebensmittel bleiben in der dritten Woche leer. Beginne mit einem oder zwei Dutzend Zeilen, die du wirklich füllst, und teile eine Zeile nur, wenn du die Trennung dauernd brauchst.
• Vergessenes Bargeld und direkte Zahlungen. Bleibt eine Kategorie dauernd unter dem echten Leben, ergänze eine wöchentliche Bargeldzeile.
• Den Haushalt vermischen. Eine gemeinsame Miete und ein persönliches Hobby können in einer Datei stehen, wenn du kennzeichnest, wen es betrifft. Was nicht funktioniert: den Anteil der Mitbewohnerin bei den Einnahmen wegzulassen, aber die volle Miete als Ausgabe zu behalten.
• Den Monat nie abschließen. Lege einen Tag fest und trage die letzten Ist-Zahlen ein. Ein halb offenes Haushaltsbuch lässt sich später schlecht vergleichen.

Wenn du eine benannte Regel zum Aufteilen von Bedürfnissen, Wünschen und Sparen nutzen möchtest, kannst du die 50/30/20-Regel als Gegenprobe über dasselbe Blatt legen — nicht als Ersatz für deine eigenen Kategorien.

Die Datei klein und nüchtern halten

Du musst keine Bank anbinden. Eine gewöhnliche .xlsx-Datei reicht. Speichere keine Passwörter, PINs oder vollständigen Kontonummern darin. Sichere sie wie andere Haushaltsdokumente, und prüfe die Freigabe, wenn du Google Sheets nutzt. Ein Haushaltsbuch ist persönlich, auch wenn es nicht geheim ist wie ein Passwort.

Das ist eine Organisationsgewohnheit, keine Finanz-, Steuer- oder Anlageberatung. Beträge stets an den eigenen Auszügen prüfen, und bei Bedarf eine qualifizierte Beratung beiziehen. Die Tabelle überweist kein Geld und zahlt keine Rechnung. Sie hält nur fest, was du einträgst.